Managementul timpului – Solutia pentru reducerea stresului si cresterea productivitatii

In anul 2001 am participat pentru prima oara la un curs de time management. Citisem cu doi ani mai devreme cartea lui Steven Covey „Eficienta in 7 trepte” si aplicand cateva din ideile de acolo pot spune ca viata mea se imbunatatise semnificativ, dar dupa acel curs, ei bine, lucrurile s-au schimbat spectaculos. Nici n-ar fi fost dificil, deoarece nu aveam un sistem de administrare a activitatilor de facut si chiar imi placea sentimentul de „lupta cu focul” pe care mi-l dadeau provocarile de zi cu zi.

Numai ca… la un moment dat a sunat un clopotel de alarma. Munca intensa a dus la acumularea unui nivel de stress pe care nu-l mai avusesem pana atunci si pur si simplu am clacat fizic. A trebuit sa imi iau o saptamana de vacanta, sa ma duc departe de lumea dezlantuita si sa-mi reincarc bateriile. Cand am revenit pe baricade, luasem o decizie care avea sa-mi influenteze tot restul vietii: sa-mi creez un mod de lucru care sa-mi asigure atingerea obiectivelor personale si de business, dar care sa-mi ofere totodata un echilibru in viata. Si asa am ajuns la concluzia ca un management eficient al timpului este principalul mod de a avea o viata mai putin stresanta. Iar acel curs de time management la care am participat promitea exact acest lucru: „Afla in doua zile de training intensiv cum poti sa-ti reduci stresul prin mai buna organizare a activitatilor pe care le ai de facut”.

Managementul eficient al timpului este strategia contra stresului. Acest curs de time management te poate ajuta sa-ti cresti performanta profesionala si in acelasi timp sa-ti recastigi viata personala.
Te simti si tu uneori depasit de numarul si complexitatea proiectelor care trebuie duse la bun sfarsit zi de zi? Si la finalul zilei ai uneori sentimentul ca nu ai acordat suficienta atentie fiecareia dintre sarcinile de facut pentru ca mai multe lucruri iti aterizeaza pe birou, colegii te intrerup si intalnirile isi modifica programul de desfasurare?

Stii probabil ca managementul eficient al timpului te ajuta sa realizezi mai multe in fiecare zi. Dar vei avea si o serie de beneficii importante pentru sanatatea ta. Prin gestionarea inteleapta a timpului, vei reduce dramatic stresul si iti vei imbunatati calitatea vietii.
Numai ca abilitatea organizarii timpului nu este ceva natural. Pentru a incepe, alege una dintre urmatoarele strategii, foloseste-o timp de cel putin doua saptamani (optim chiar patru) si vezi daca te ajuta. Daca da, ia in calcul sa mai adaugi una. Daca nu, incearca o alta.

  • Planifica-ti fiecare zi in seara de dinainte. Daca iti incepi ziua stiind deja ce ai de facut vei simti ca ai un control mai bun asupra vietii tale. Fa o lista cu ceea ce ai de rezolvat si pune activitatile cele mai importante primele.
  • Prioritizeaza-ti munca. Multe activitati sunt consumatoare de timp, dar fara sa aduca o contributie semnificativa la performanta ta. Prioritizarea te ajuta sa-ti utilizezi timpul si energia pentru ceea ce e cu adevarat important. Fa-ti un mic jurnal al activitatilor zilnice pentru a reduce conflictele si mini-urgentele de ultim moment.
  • Spune NU activitatilor neesentiale. Inainte sa accepti mai multe sarcini, ia in calcul obiectivele tale de performanta si agenda.
  • Deleaga. Daca nu-ti ajunge timpul pentru ceea ce trebuie sa faci, uita-te pe lista cu ceea ce ai de facut si evalueaza ce poti da altcuiva. Eventual rezerva-ti timp sa pregatesti pe cineva sa preia o serie de activitati pe care doar tu le poti face in prezent.
  • Fa treaba bine de la inceput. O munca bine facuta poate cere mai mult timp initial, dar reducerea erorilor si a nevoii de a reveni pentru corectarea acestora economiseste mult mai mult timp pe termen lung.
  • „Descompune” activitatile cu durata mare in sarcini mai mici, care sa poata fi facute cu usurinta. Este uneori dificil sa iti rezervi o jumatate de zi sau chiar cateva zile pentru un proiect, dar cate o ora, o jumatate de ora sau macar 10 minute pe zi poate fi ceva fezabil. In cele din urma, orice proiect, oricat de mare, se va finaliza.
  • Evita intreruperile. Cand ai o activitate care necesita concentrare o perioada lunga de timp, izoleaza-te ca sa poti duce munca la bun sfarsit in intervalul de timp propus. Incuie usa si inchide telefonul pentru a evita distragerile.
  • Ia o pauza daca simti nevoia. Stresul te poate impiedica sa te organizezi. Daca simti nevoia unei pauze, fa o plimbare in aer liber sau cateva exercitii de streching.

Plecand de la aceste informatii am creat un program de wellbeing pentru angajati dedicat echilibrului intre viata personala si cea profesionala.